Como esta constituido un protocolo, forma de abrir, cerrar y de reponer un libro de protocolo.

Enrique Jiménez Arnau (1), señalados clases, reservado y ordinario. El primero puede ser: a) de testamentos, en que se insertan, con la numeración correspondiente, copia de la carpeta de los testamentos y codicilos cerrados, cuyo otorgamiento hubieren autorizado, y los postulados de los estamentos y condiscípulos abiertos cuando los testigos los solicitaren. b) de escrituras matrices de reconocimiento de hijos naturales, cuando no quieran los interesados que consten en el Registro general.

La característica fundamental de esta clase de Protocolos, es que sólo las partes interesadas, o sus herederos o causahabientes, pueden conocer de su contenido, mediante la obtención de copias simples o autorizadas, totales o parciales o en relación. (2)

El Protocolo ordinario, es aquel en que se consigna cualquier clase de escrituras, las cuales pueden ser conocidas por toda persona interesada; es precisamente el único que contempla nuestra legislación vigente, lo que se desprende de los artículos 28, 43 y 45 de la Ley de Notariado, que expresan, que los otorgantes, pueden examinar un Protocolo, para revisar los instrumentos que les conciernen; que los Notarios o el secretario de la Corte Suprema de Justicia comen el caso de éste, previo decreto del presidente de dicha corte, pueden expedir a quienes resulta algún interés directo, por razón de las declaraciones de los otorgantes contenidas en los instrumentos, o a quienes dirigen su derecho de los mismos y con mayor razón a los otorgantes, los testimonios que les pidan de los instrumentos en que tengan interés.

(1) Pág. 277. Instituciones de Derecho Notarial, Enrique Giménez Arnau.
(2) Pág. 277. Instituciones de Derecho Notarial, Enrique Giménez Arnau.

Ahora bien, aunque nuestra legislación positiva, contempla el testamento cerrado, no por eso, vamos a decir que existe el Protocolo reservado, puesto que el tenor del artículo 41 de la Ley de Notariado, el Notario levanta acta en el Protocolo, el libro con el que se comienza, lleva el número primero, al construirse este, el siguiente llevará el número segundo y así sucesivamente, los que se legalizan al iniciarse cada uno de ellos, por el jefe de la Sección de Notariado de la Corte Suprema de Justicia, si el Notario reside en el distrito de San Salvador, o por el Juez de Primera Instancia con jurisdicción en lo civil, que son varios el que lleva el número primero, si el Notario reside fuera del distrito judicial de San Salvador; para ser legalizadas deben formarse con hojas de papel sellado de 40 centavos, sostengo que pueden ser de mayor valor, pero no de papel de menor valor, dichas hojas deben ser de numeración sucesiva. Tales hojas de papel sellado, se presentan debidamente foliadas para su legalización, en números sucesivos, los cuales se describen en letras en la parte superior y al frente de cada hoja, así se forma el Protocolo, según nuestra ley de acuerdo a los artículos 16 y 17 Ley de Notariado. Nuestra ley no es exacta, al decir que así se forma un libro de Protocolo, dijo haber dicho que así se integra, puesto que en mi opinión, el Protocolo se forma por el conjunto de escrituras matrices asentadas en el eco de Protocolo buenos libros de Protocolo, los cuales se han integrado como las de papel sellado correspondiente, el numeración correlativa, debidamente foliadas y previamente legalizadas, esa opinión la sostengo, consultando, los valiosos criterios de Enrique Jiménez, (1) quien expresa, que formación de un Protocolo, consiste sencillamente, en la acumulación ordenada de los instrumentos por orden riguroso que esta autorización; y el Lic. J. Eduardo Girón Zirión, (2) que manifiesta, que el Protocolo, se forma de las escrituras que autoriza el Notario, en el ejercicio de su profesión y de las diligencias y documentos que se demandan registrar.

(1) Pág. 278. Instituciones de Derecho Notarial, Enrique Giménez Arnau.
(2) Pág. 54. El Notario Práctico o Tratado de Notaría, Lic. J. Eduardo Girón

Afirmamos que cada una de las escrituras matrices que forma un largo de Protocolo, se enumeran sucesivamente, atendiendo al orden de la hora y fecha en que se asientan.

FORMA DE ABRIR EL PROTOCOLO. Cada libro de Protocolo de un Notario, es legalizado por el jefe de la Sección de Notariado o por el Juez de Primera Instancia con jurisdicción en lo civil, si el Notario reside en el acto judicial de San Salvador con el interior de la República, respectivamente mediante el sello de dichas oficinas que generalmente se pone al frente en la parte superior, al lado izquierdo, de cada una de las hojas que se legalizan, a excepción de la primera hoja en que se pone una razón firmada y sellada por el funcionario respectivo, en la que hace constar el nombre de Notario a quién pertenece.

La razón de legalización, ya no número de orden del riesgo a que corresponden las hojas legalizadas, como se explicó anteriormente, los Protocolos se llevan mendigos, por números correlativos, entonces cada vez que se legaliza un libro de un Notario, se le pone al riesgo, el número primero, cuarto, sexto, según el que corresponda, al Notario al que se le autoriza. Se expresa la mencionada razón, el número de hojas y la utilización que se les dará, que dichas hojas servirán para que Notario incorpore todos los actos, contratos y demás declaraciones que ante él se otorgarán, finalmente se pone el lugar y la fecha de entrega de las hojas legalizadas o libro empastado legalizado.

Una vez que puesto la razón de legalización en la primera hoja, el Protocolo queda abierto y el Notario puede comenzar a continuación de dicha razón de legalización, la primera escritura. Lo mismo sucede en Guatemala, así lo expresa el Lic. J. Eduardo Girón Zirión (1) que dice, sin esa razón de apertura puesta por otro Notario, no puede comenzar a calcular, porque dicha nota constituye una formalidad externa del Protocolo.

(1) Pág. 55. El Notario Práctico o Tratado de Notaría, Lic. J. Eduardo Girón

FORMA DE CERRAR UN PROTOCOLO. El Protocolo se cierra, mediante una razón una otra decir, que el Notario, pone después de agotadas todas las hojas legalizadas o al finalizar el año de vigencia del circo, si no se hubieren agotado todas porque Coulthard tiene vigencia sólo durante un año. Si hace la hubieren agotado todas las hojas legalizadas, puede el Notario, al quedar una hoja para consignar dicha razón de cierre, de acuerdo al artículo 21 ley que Notariado, lo mismo si no le alcanzan las hojas legalizadas para terminar un instrumento ya comenzado, puede agregar las hojas de papel sellado correspondiente, necesarias para la terminación del instrumento y que ha comenzado las hojas previamente legalizadas, presentando el I. José formado con esas hojas agregadas, al funcionario respectivo dentro de los cinco días siguientes a la fecha del otorgamiento del instrumento, por el cual se han agregado esas hojas, para qué las legalicen, nuestra ley usa los términos y fuere presidente, lo que quiere decir que si el Notario agrega hojas de menor valor de 40 centavos de Colón o que ya no tienen vigencia, según la ley de papel sellado y timbres, no se le legalizan esas nuevas hojas agregadas, lo mismo si el Notario, construye su libro y en un castellano son de las que le fueron previamente legalizadas, consigna un nuevo instrumento, en esos casos se abstiene el funcionario respectivo, de legalizar dichas hojas en que se consignan esos instrumentos. Sostengo que si hubo Notario, comienza un instrumento en la leña 25 del reverso de la hoja 50, si sólo fuere de 50 hojas del libro y agrega hojas para la continuación el conclusión de ese instrumento, el funcionario respectivo debe legalizar esas hojas, lo que sacamos el tenor literal del artículo 20 Ley de Notariado; la legalización de esas hojas agregadas para terminar el instrumento comenzado, se efectúa mediante el sello que les pone la oficina respectiva, la que toma nota de la numeración de estas hojas, y a las sección respectiva al Notario que le solicita, del circo de entregas y recibos de Protocolos; esta facultad que agregar nuevas hojas, para construir un instrumento, nos extiende los Protocolos cuyos riesgos se presentan empastados para su legalización.

El Notario puede consignar dicha razón, antes de vencerse el año de vigencia del libro, se tiene que ausentarse del país. En aquellos países en que Protocolo se lleva por año calendario, dicha razón de cierre la pone el Notario el último día del año o sea al 31 de diciembre.

Con cada libro de Protocolo, se acompaña un índice, en que se expresan por riguroso orden de fechas y números de orden, los instrumentos otorgados, los nombres de los otorgantes, folios en que se encuentran, también se expresa el número de escrituras suspendidas, quienes eran los otorgantes de éstas y los folios donde se encuentran. Dicho índice se agrega en unas hojas de papel común, después de la razón del cierre.

Podemos decir que el índice sirve de medio para facilitar el manejo y la consulta del Protocolo. Índice según Jiménez, es la invitación abreviada de instrumentos autorizados por el Notario e incorporados al Protocolo. (1)

(1) Pág. 282. Instituciones de Derecho Notarial, Enrique Giménez Arnau.

Una vez cerrado el hijo de Protocolo en la forma descrita, se devuelve a la oficina del funcionario que lo legalizó, ella terminó el año de su vigencia se presenta dicho oficina, para que se autorice un nuevo delito, en vista de haberse agotado el anterior.

Al devolver el libro de Protocolo, se entrega un legajo de documentos anexo a dicho libro, el cual se forma por boletas originales del pago de impuestos de alcabala o por aquellos testimonios de escrituras públicas, que sólo han servido a los otorgantes para un gato, por ejemplo los mandatos especiales, para el caso un poder especial para hipotecar o vender. Cada uno de dichos documentos anexos, se sellan al dorso y se les pone el número del orden del instrumento a que se refieren; el sello es el del propio Notario. Dichos documentos, es indispensable que se presenten con el riesgo de Protocolo agotado o cuya vigencia ha terminado, porque si no se presenta es se le da, el funcionario respectivo, perfectamente puede negar la autorización de un árbol y, al Notario que acompaña el legajo.

El de la Sección de Notariado de la Corte Suprema de Justicia un se lo civil competente por la continuación de la razón de cierre de Notario, la suya, haciendo constar en ella, la conformidad de lo expuesto por el Notario, con el contenido del libro del Protocolo. La devolución de un de Protocolo, se hace dentro de los 15 días siguientes a la fecha del vencimiento de su vigencia. Los riesgos que se han integrado con hojas sueltas, deben impactarse para su devolución, en cambio los riesgos que se han llevado desde su legalización empastados, el mencionado requisito sea cumplido de antemano, el objeto de presentar los empastados, es alguna opinión, para facilitar su conservación, uso, aseo y buena presentación.

Para la entrega, para la devolución del riesgos de Protocolo, que hacen los Notarios, se lleva por el funcionario respectivo, único de entregas y recibos de Protocolos, en el cual, en secciones respectivas de cada Notario, se anota la entrega y devolución de los riesgos, número de hojas de que consta Jalisco, número de elección de las hojas de papel sellado legalizadas y número de orden del libro, en la devolución se tendrá que anotar, número de hojas utilizadas o se utilizado tórax, habrá de expresarse el número de instrumentos legalmente otorgados y el número de suspendidos, documentos anexos acompañados, todo de conformidad al índice que se ha presentado con el libro.

FORMA DE REPONER UN LIBRO DE PROTOCOLO. Dicha reposición tiene lugar, cuando a un Notario, se le extraviare, inutilizare o destruyere único de su Protocolo.
El Notario, en cualquiera de esos casos, debe ocurrir al Juez primero de lo civil de San Salvador, que reside en el distrito judicial de San Salvador y en el interior del país, al Juez con jurisdicción en lo civil, de su domicilio, si existen más de un Juez, al que lleva el número primero, ofreciendo justificar sumariamente, cualquiera de las que circunstancias, que ameritan reposición de un riesgo, si alguna de esas circunstancias, por las que sea solicitar la reposición, fuere parcial, deberá presentarse lo que resta del libro, el trámite es el que expresa el artículo 979 Pr., con intervención de la fiscalía general de la República, si el Notario no como hubiere las diligencias, el Juez puede iniciarlas de oficio o de orden de la Corte Suprema de Justicia, si ésta tuviere conocimiento. El Notario además de justificar el extravío, la inutilización, deberá probar las causas que lo motivaron.

Construida la información por el Juez, la remite a la Corte Suprema de Justicia, para que sea ésta, a la que decida, si existe o no responsabilidad de parte del Notario y si ha cometido algún delito, lo cual será explicado en el último capítulo del segundo título de esta tesis, que trata de dicha responsabilidad de un Notario.

En la razón de legalización, el funcionario respectivo pide a sentar, al extender nuevas hojas son nuevo libro, en virtud de haberse destruido, extraviado o inutilizado el anterior, deberá hacer constar dicha circunstancia, ya que se extiendan nuevas hojas son nuevo libro, sin haberse presentado agotado todo el disco anterior, o haberse terminado su vigencia, por una de esas circunstancias.

Nuestra ley prevé el caso, de que el libro o las hojas extraviadas, aparecen, como sería por ejemplo, que aún Notario le rodeen de su automóvil el riesgo de Protocolo, no obstante sus esfuerzos por recuperarlo, no le encuentra y sigue las diligencias sumarias, pero posteriormente parece que sea por qué a quién se lo remite, hoy lo encuentra, en ese caso lo presenta ante el funcionario respectivo y el de la razón de cierre y lo devuelve al Notario, si todavía estuviere vigente el libro. Si fueren monjas, después de sentar Notario, el funcionario se cerciora de su identidad, o sea constata en el riesgo de entregas y recibos de Protocolos, en la sección respectiva al Notario, si esas hojas que le presenta, son de las legalizadas, para servirá del número de emisión de las hojas de papel sellado, para ver si coinciden las que se encuentran, con las legalizadas, según el referido lírico de entregas y recibos; si coinciden, ordena su incorporación al hijo de Protocolo, mediante un acta que levanta después de la nota de cierre, a que se refiere el artículo 60, Ley de Notariado.

CLASIFICACION T
345.733
M617p
AÑO 1970.
INVENTARIO 014222PAGINA(S) 81 h.
EJEMPLARCM 28 cm.
AUTPPAL Meza Delgado, JoséCARRERA Optar al grado de Dr. en Jurisprudencia y Ciencias Sociales,
AUTOR(ES) José Meza DelgadoTITULO El protocolo y la escritura matriz
PAIS San Salvador, El Salv.UNIVERSIDAD Universidad de El Salvador
FECHA 25/01/2007
DESCRIPTORES
1. ESCRITURA 2. DOCUMENTOS PUBLICOS I. Título
MATERIA DOCUMENTOS PÚBLICOS
TÍTULO El protocolo y la escritura matriz
TOPOGRÁFICA Meza Delgado, José

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